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【テレワーク】在宅勤務のマニュアル作ったんだけどいる?

【テレワーク】在宅勤務のマニュアル作ったんだけどいる?

こんにちは、会社員しょこちゅんです🤗

本日は、テレワークでの在宅勤務マニュアルを公開したいと思います。

実際に会社で作成し実践してる内容となります。

もちろん、詳細を公開する事はできませんが、「テレワークに伴い、こういった準備が必要だよ」「準備期間の目安」「他の企業はどう対応してる?」という疑問をお抱えの各企業の担当者の参考になればと思います。

 

 

それでは早速いってみよー。

 

 

 

 

テレワークで必要な8項目

 

 早速、テレワークで必要な項目をざっと並べてみました。

8pointをメインで抑えれば、ある程度の不安は解消されます。各項目をさらにわかりやすく具体的に説明したいと思います。

 

 

1. ローテーション制当番について

2. 郵便物の対応

3. 電話対応(転送設定について)

4. web会議やツールは何を使ったらいい?

5. 実印捺印はどうしたらいい

6. 経理関係の手続き

7. パソコンで不具合が起きた場合

8. ネット環境がない社員への対応

 

 

1.当番について

 

まず、一番大事な当番についてです。f:id:shokochun:20191104125236p:plainローテーションで当番制を設ける事により、ほとんどの不安が解消されます。やはりテレワークにしたからといって一切会社に出社しないというのは難しい面があります。

 

ローテーションで当番の日を割り振って出社する回数を減らす事で、感染リスクを大幅に削減することができます。当番の場合は、「チームの誰かしら一人が出社」でもいいですし、「会社に1名待機してればいい」という会社もあると思うので、それは業務内容によって相談して下さい。

 

 

2.郵便物の対応

 

 郵便物の対応も、「テレワーク中はどうしたらいいのだろう?」と頭を悩ませる原因の一つですよね。しかし、①で説明した当番制を使えば、問題ありません。

 しかし、もしかしたら当番の人でも時短勤務になる場合もありますよね?もし、郵送関係でヤマト・郵便局員がよく会社にくる企業様、もしくは集荷のお願いをしている所は、f:id:shokochun:20191104125236p:plain担当者の方にテレワークになる旨を伝え、集荷時間の相談やどういった事は対応できて、何は対応できないのかをしっかり確認しておきましょう。

 

ちなみに、ヤマトさんも郵便局員さんも、不在時は書留でも郵送物でも不在表を入れてくれるので、その日の担当者の方で確認して再配達を依頼することが可能です。

 

 

3.電話対応(転送設定)

 

一番やっかいな問題は電話対応です。いくら個々の携帯にかけるようアナウンスしても、銀行系やその他連絡もれはあります。完璧に伝達することはなかなか難しい。

 

転送設定については、契約している回線業者により異なりますが、NTT光回線ならスマホなどに転送設定が可能です。まずはf:id:shokochun:20191104125236p:plain回線業者がどこかを確認し問い合わせして下さい。万が一、まだ転送の契約をしてないなら早めに対応下さい。NTT光回線の場合ですが、月額千円以内で利用できます。

 

転送の追加申込みした時、数週間かかると言われました…テレワークを今すぐ始めたいのに、そんなに待てないですよね?もし、対応に時間がかかる場合は、一旦留守番電話の吹込みで対応し、開通したら設定しに会社へ行くなど臨機応変に対応して下さい。

 

 

 

4.web会議は何を使う?

 

ちょっと前まではZoomが巷で広まっていましたが、NYが”使うな”と注意喚起が出た事により不安になりましたね。代わりに推奨されていたのがマイクロソフトのf:id:shokochun:20191104125236p:plainMicrosoft Teamsというビデオ会議ができるツールです。事前にマイクロソフトのアカウント登録が必要になるので、検討する場合は先にテスト登録して機能をチェックして下さい。公式ホームページを張っておきます。

products.office.com

 

 

5.実印捺印は?

 

どうしても契約や業務を進めるにあたり実印が必要になるケースは多く見られます。「今時印鑑のために出社するなんて(笑)そんな会社あるの?」と言う人がTwitterでちらほらいましたが……逆に、実印が不要な会社があるのか聞きたい。銀行の口座作るにも必要だし、契約を交わす際も大体の日本企業は実印や捺印が必要だと思ってます。

 

実印関係に関しては、あらかじめf:id:shokochun:20191104125236p:plain”この日に必要な方は出社するというルール”を作って下さい。必要な人はその日に来て、用が済んだら退社する。そして、できるだけその日で完結できるように予定をまとめて調整することが必要になります。なるべく出歩かなくて済むように各担当で工夫する事が必要です。

 

 

6.経理関係の手続き

 

経理関係についても同じです。経理担当者の方と相談の上、経理の方が必要な事をシェアしておいてください。現代の経理の方はネットバンキングを使用して入金処理や確認をするのが当たり前の時代です。f:id:shokochun:20191104125236p:plain「パソコンを自宅に持ち買ったはいいが口座が開かない!?」なんてトラブルがないよう、銀行のサポート窓口に問合せし、ネット環境の状況が変わった場合はどうなるかあらかじめ確認してください。

 

特に、みずほ銀行は色々と”Windowsしか推奨してない””Macは動作確認とれないですよ”などなど、あーだらこーだら言ってきます。銀行によってもセキュリティ面でも様々なので必ず確認して下さい。

 

 

 

7.パソコンの不具合対処

 

万が一、各自パソコンを自宅に持って帰った場合、不具合が起きた場合どう対処するか不安ですよね。本当はリモート操作を行いたい所ですが…セキュリティ面できちんとVPI契約をしてないと不安ですよね。これに関しては安易な事は言えませんが、システム関係の代理店と契約してる企業ならそこに相談し的確なアドバイスをもらってください。

 

もし、サポートにどこも加入してない場合は、これを機会に検討することをおすすめします。f:id:shokochun:20191104125236p:plain「PC遠隔サポート 月額」「パソコン遠隔サポート料金」などで検索すると色々出てきます。大体、1台500円~1000円(月額)で見てくれると思います。(私の会社でお願いしてる業者は1台500円です)

 

また、f:id:shokochun:20191104125236p:plain上記セキュリティ面を気にしないなら、chromeリモートデスクトップなどで簡単に接続することもできます。簡単にすぐ使えるものでしたらこれで十分かと思います。実際、私も離れて暮らす親とこのサイトを通じて、遠隔でパソコンの整理する時に使ってますが便利です。

 

公式サイトのURL貼っておきます。また、リモートされる側はあらかじめファイルをダウンロードする必要があるので、気になる方はみてみて下さい。

remotedesktop.google.com

 

 

8.ネット環境がない社員

 

全世帯ネット加入してると思いきや…

意外とネット契約してない方もいらっしゃいますので、f:id:shokochun:20191104125236p:plain必ず全社員にネット環境の確認をとりましょう。特に、今の時期、新卒や移動で新居に引っ越した場合、ネット工事の申し込みしてから1カ月位は工事費まで待たされることも多々あります。

 

そんな場合には、ポケットWi-Fi・置くだけWi-Fiなどで、簡易的に接続してもいいのですが、大体は「分割払いの2年契約」とか、リースを組まされる結果になり、”今だけでいい”という要望に応えてくれるとこは少ないです。

 

でも!月額レンタルできるとこがあります!

それはauから出してるレンタルポケットWi-Fiです。

私も探して辿り着きました。これなら、月額で最短14日~数カ月単位での契約が可能なので、今だけ対応したいという場合にはおすすめです。

 

しかしここで注意点。

今の時期、どこも考える事は同じです。注文は殺到してるらしく通常より受け渡しが遅れる場合がありますので、”必要”だと判断した場合は迷わず電話で確認するか店頭に行って申し込みを済ませておいてください。”

 

料金は1日あたり650円。自粛要請期間の約1カ月なら大体9,750円(月額)で使用できるので大変便利です。私の会社でも実際レンタルして使用してます。

リンク張っておきます。

au.wifi-rental-store.jp

 

 

各項目ポイントのまとめf:id:shokochun:20191104125236p:plain

 

1. ローテーション当番について

 □ローテーションで当番制を設ける

2. 郵便物の対応

 □郵送関係の担当者の方に確認し状況のシェアと対応可能な事を確認

3. 電話対応(転送設定について)

 □回線業者の確認・問い合わせ。まだ転送の契約をしてないなら早めに対応。

4. web会議やツールは何を使ったらいい?

 □Microsoft Teamsというビデオ会議ができるツールもある。

5. 実印捺印はどうしたらいい

 □”この日に必要な方のみ出社する等のルール”を作る。

6. 経理関係の手続き

 □自宅でネットバンキングを開く際の確認事項

7. パソコンで不具合が起きた場合

 □パソコン遠隔サポートを月額で契約できる

 □簡易的なリモートデスクトップの方法もある

8. ネット環境がない社員への対応

 □一番初めに必ず全社員に確認をとる。レンタルWi-Fiを利用する

 

 

 

あとがき

 

 

はい、いかがだったでしょうか。

今回はもう少し早くあげれてればよかったのですが、何せ私自身も社内対応に追われ、まとめるのがこのタイミングとなってしまいました。

 

しかし、現時点でもまだテレワークに切り替わってない会社もまだまだ沢山あります。ここ数日は感染者が増加の一方です。なので、”今からでも””来週からでも”テレワークを検討する可能性がある方は是非参考にしてみて下さい。

 

また、会社の上層部に”テレワークを提案したいけどどんな項目を伝えていいかわからない”という担当者の方は、ざっくりですが、上記内容を少しでも参考にしていただければ幸いです。

 

ちなみに、在宅勤務に切り替わって様々な業種の方が自宅でネットを使ってる事によって、各地区の基地局がパンク気味になり通信が重くなっているようです。”最近ネットの調子が悪いな?”と、思った方はそういう事なのだとご理解下さい。

 

 

それでは!

本日も最後までご覧いただきありがとうございます。

これから少し人気のない土手を軽く1時間ほどジョギングしてきます。(←マスクにサングラスに不審者と化します…)

 

次の更新は4/13(月)です、また次の記事も絶対に見てね!

今日も皆様の無事を心より祈っています。

それではまたー!

 

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